Cách xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho nhân sự

Là một nhà tuyển dụng, bạn hiểu tầm quan trọng của việc tạo ấn tượng tốt với nhân viên mới của mình. Onboarding làm một bước quan trọng trong hành trình mà một nhân viên mới chuyển vào công ty bạn. Với một chương trình hội nhập (onboarding) được chuẩn bị tốt, bạn có thể tạo bước đệm để phát triển sự thành công của họ ngay từ đầu. Trong bài viết này, freeC sẽ hướng dẫn bạn cách thiết lập một quy trình tiếp nhận nhân viên mới thành công.

Khi nào nên bắt đầu quá trình onboarding?

Quá trình onboarding lý tưởng nên bắt đầu trước ngày đầu tiên của nhân viên mới của bạn. Điều quan trọng là phải cung cấp cho họ những thông tin và nguồn lực cần thiết để họ làm quen với công ty của bạn và vai trò của họ. Bằng cách bắt đầu quá trình onboarding sớm, bạn có thể tạo ra trải nghiệm tích cực và có tổ chức cho nhân viên mới của mình.

Tại sao quy trình onboard lại quan trọng?

Onboarding đóng một vai trò quan trọng trong sự thành công của nhân viên mới và toàn bộ tổ chức của bạn. Dưới đây là một số lý do chính giải thích tại sao việc onboarding lại quan trọng:

1. Tăng năng suất lao động

Các chương trình hội nhập hiệu quả có thể giúp nhân viên mới làm việc hiệu quả nhanh hơn. Bằng cách cung cấp cho họ các công cụ, tài nguyên và thông tin cần thiết, bạn có thể rút ngắn thời gian học tập và cho phép họ đóng góp vào các mục tiêu của tổ chức ở giai đoạn đầu.

2. Thu hút và giữ chân nhân tài

Trải nghiệm hội nhập tích cực giúp nhân viên mới cảm thấy được trân trọng và gắn bó với tổ chức của bạn. Onboarding thiết lập một ấn tượng cho hành trình làm việc của họ ở công ty bạn và tác động đáng kể đến quyết định gắn bó lâu dài của họ. Bằng cách đầu tư vào quá trình onboarding, bạn sẽ nâng cao trải nghiệm tổng thể của họ và tăng khả năng giữ chân họ.

>>> Xem thêm Tìm ra nhân tài với 6 bí quyết cho buổi phỏng vấn thành công

3. Xây dựng mối quan hệ

Hội nhập không chỉ là giới thiệu nhân viên mới về nhiệm vụ của họ; đó cũng là cơ hội để nuôi dưỡng các mối quan hệ và kết nối. Bằng cách tạo điều kiện tương tác với đồng nghiệp, người cố vấn và người giám sát, bạn có thể giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón, hỗ trợ và hòa nhập vào văn hóa công ty. Xây dựng mối quan hệ bền chặt ngay từ đầu góp phần vào sự gắn kết và cộng tác lâu dài của nhân viên.

4. Nâng cao văn hóa doanh nghiệp

Một quy trình onboarding được thực hiện tốt đóng một vai trò quan trọng trong việc truyền đạt các giá trị, sứ mệnh và văn hóa của công ty bạn. Quá trình hội nhập giúp nhân viên mới hiểu được những kỳ vọng, chuẩn mực và động lực làm việc của tổ chức. Bằng cách sắp xếp nhân viên mới phù hợp với văn hóa công ty ngay từ đầu, bạn sẽ nuôi dưỡng cảm giác thân thuộc và giúp họ dễ dàng hòa nhập vào đội ngũ của mình.

>>> Xem thêm các bài viết chỉ dành riêng cho Nhà tuyển dụng

Cách xây dựng quy trình onboarding thành công

Quy trình onboarding toàn diện bao gồm nhiều hoạt động và thông tin khác nhau để giúp nhân viên mới định hướng vai trò của họ và hòa nhập vào tổ chức. Dưới đây là một số yếu tố chính cần xem xét:

1. Chuẩn bị không gian làm việc

Trước ngày làm việc đầu tiên của nhân viên mới, hãy đảm bảo rằng không gian làm việc của họ đã sẵn sàng. Sắp xếp bàn làm việc, máy tính, tài khoản email và bất kỳ phần mềm hoặc công cụ cần thiết nào mà họ sẽ cần để thực hiện nhiệm vụ của mình. Điều này thể hiện sự sẵn sàng và sự chu đáo của bạn, khiến họ cảm thấy được chào đón và trân trọng.

2. Định hướng và giới thiệu

Tổ chức một buổi định hướng để giới thiệu cho nhân viên mới về sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị và mục tiêu kinh doanh tổng thể của công ty. Phiên này có thể bao gồm các bài thuyết trình, video hoặc thảo luận tương tác để nhân viên hiểu tổng quan về cấu trúc, phòng ban và các bên liên quan chính trong tổ chức. Ngoài ra, hãy tạo điều kiện giới thiệu họ với đồng nghiệp, thành viên trong nhóm và người giám sát để tạo cảm giác gần gũi và khuyến khích sự hợp tác.

3. Làm rõ vai trò

Truyền đạt rõ ràng về vai trò, trách nhiệm và kỳ vọng về hiệu quả làm việc của nhân viên mới. Cung cấp cho họ bản mô tả công việc chi tiết, các chỉ số hiệu suất chính và bất kỳ mục tiêu hoặc chỉ tiêu cụ thể nào mà họ nên tập trung vào. Sự rõ ràng này giúp họ hiểu được sự đóng góp của họ cho tổ chức và tạo điều kiện để họ thành công.

4. Đào tạo và phát triển

Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của nhân viên mới và lập kế hoạch để giải quyết chúng. Cung cấp bất kỳ buổi đào tạo, tài liệu cần thiết hoặc quyền truy cập vào các nguồn trực tuyến sẽ giúp họ phát triển các kỹ năng cần thiết trong vai trò của họ. Khoản đầu tư vào sự phát triển này thể hiện cam kết của bạn đối với sự phát triển nghề nghiệp của họ và xây dựng lòng tin cho họ.

5. Các chính sách và quy định của công ty

Giới thiệu cho nhân viên mới của bạn về các chính sách, quy trình và sổ tay nhân viên (Employee hand b ooks) của công ty bạn. Giải thích rõ ràng những kỳ vọng của bạn về sự tham gia, giờ làm việc, chính sách nghỉ phép và bất kỳ hướng dẫn liên quan nào khác. Điều này đảm bảo rằng họ có một sự hiểu biết rõ ràng về các quy tắc và quy định trong tổ chức của bạn.

6. Cố vấn và hỗ trợ

Chỉ định một người cố vấn hoặc đồng nghiệp (Buddy System) để hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới của bạn trong giai đoạn đầu của họ. Người cố vấn này có thể giúp trả lời các câu hỏi, cung cấp thông tin chuyên sâu và hướng dẫn về văn hóa và. Việc có một bạn đồng hành sẽ thúc đẩy cảm giác được hỗ trợ và giúp họ hòa nhập tốt hơn.

7. Check-in và phản hồi

Lên lịch các cuộc họp kiểm tra thường xuyên với nhân viên mới để đánh giá tiến độ của họ, giải quyết mọi mối quan tâm hoặc thách thức mà họ có thể gặp phải và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng. Hoạt động giao tiếp liên tục này giúp xây dựng một môi trường hỗ trợ và cho phép điều chỉnh kịp thời nếu cần.

8. Hội nhập

Khuyến khích hội nhập bằng cách tổ chức các hoạt động xây dựng đội ngũ, sự kiện xã hội hoặc bữa trưa nơi nhân viên mới có thể tương tác với đồng nghiệp của họ trong một môi trường thoải mái hơn. Những tương tác không chính thức này thúc đẩy cảm giác thân thiết và gắn bó, nuôi dưỡng các mối quan hệ tích cực trong tổ chức của bạn.

Tổ chức onboarding ở đâu?

Quá trình onboarding có thể diễn ra trong nhiều môi trường khác nhau, tùy thuộc vào bản chất của tổ chức bạn và vai trò của nhân viên mới. Dưới đây là một vài tình huống phổ biến:

1. Onboarding trực tiếp

Đối với các tổ chức có không gian văn phòng vật lý, việc onboarding trực tiếp có thể diễn ra tại nơi làm việc. Điều này cho phép nhân viên mới làm quen với môi trường xung quanh, gặp gỡ trực tiếp đồng nghiệp và trải nghiệm trực tiếp văn hóa công ty.

2. Onboarding trực tuyến

Trong thời đại làm việc từ xa và làm việc theo nhóm ảo, việc onboarding trực tuyến ngày càng trở nên phổ biến. Trong trường hợp này, quy trình onboarding diễn ra thông qua các nền tảng trực tuyến, hội nghị truyền hình và các công cụ kỹ thuật số. Điều quan trọng là phải đảm bảo rằng nhân viên mới có thiết bị cần thiết, quyền truy cập vào phần mềm có liên quan và hướng dẫn rõ ràng về quá trình onboarding ảo.

3. Onboarding kết hợp

Một số tổ chức chọn kết hợp giữa onboarding trực tiếp và trực tuyến. Cách tiếp cận này cung cấp tính linh hoạt của quá trình onboarding ảo đồng thời cho phép các tương tác và trải nghiệm trực tiếp khi khả thi. Onboarding kết hợp có thể đặc biệt hiệu quả trong việc tạo ra trải nghiệm onboarding toàn diện.

Cách tạo ra một quy trình onboarding hiệu quả như thế nào?

Tạo một quy trình onboarding hiệu quả đòi hỏi phải lập kế hoạch và thực hiện cẩn thận. Dưới đây là một số bước bạn có thể thực hiện để đảm bảo thành công:

1. Lập kế hoạch hội nhập chi tiết

Phát triển một kế hoạch onboarding toàn diện, phác thảo các hoạt động, thời gian biểu và trách nhiệm của từng bên liên quan tham gia vào quy trình. Kế hoạch này đóng vai trò như một lộ trình hướng dẫn bạn trong suốt hành trình onboarding.

2. Chỉ định một nhóm onboarding chuyên dụng

Chỉ định một nhóm hoặc cá nhân chịu trách nhiệm giám sát quá trình onboarding. Nhóm này phải hiểu rõ mục đích và mục tiêu của quy trình onboarding và được trang bị để cung cấp sự hỗ trợ cần thiết cho nhân viên mới.

3. Điều chỉnh quy trình onboarding cho từng nhân viên

Nhận ra rằng mỗi nhân viên mới là duy nhất và có những nhu cầu khác nhau. Tùy chỉnh quy trình onboarding để giải quyết các yêu cầu, kỹ năng và nền tảng cụ thể của họ. Cách tiếp cận được cá nhân hóa này thể hiện cam kết của bạn đối với thành công của họ và giúp họ cảm thấy được trân trọng.

4. Thu thập phản hồi và cải tiến

Thường xuyên thu thập thông tin phản hồi từ nhân viên mới về trải nghiệm onboarding của họ. Phản hồi này sẽ giúp bạn xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện các điều chỉnh cần thiết để cải tiến quy trình. Tạo môi trường phát triển liên tục đảm bảo rằng chương trình hội nhập của bạn vẫn hiệu quả và phù hợp với nhu cầu phát triển của tổ chức.

Ví dụ thực tế

Ví dụ 1: Chuẩn bị không gian làm việc

Trước ngày làm việc đầu tiên của Duy tại Công ty freeC, không gian làm việc của anh ấy được sắp đặt một cách tỉ mỉ với bàn làm việc được trang bị đầy đủ, máy tính và quyền truy cập vào các phần mềm cần thiết. Sự chu đáo này khiến anh ấy cảm thấy được chào đón và sẵn sàng bắt tay vào việc.

Ví dụ 2: Định hướng và giới thiệu

Trong buổi định hướng của Hằng tại Tập đoàn Freecracy, cô đã được giới thiệu về sứ mệnh, tầm nhìn và các giá trị của công ty thông qua một bài thuyết trình hấp dẫn. Cô ấy cũng có cơ hội gặp gỡ các thành viên trong nhóm, người giám sát và các bên liên quan quan trọng khác. Điều này giúp cô ấy cảm thấy được kết nối và hào hứng với vai trò mới của mình.

Ví dụ 3: Cố vấn và hỗ trợ

Tại freeC Enterprises, Diệu được chỉ định một người cố vấn, Duy, một thành viên giàu kinh nghiệm trong cùng bộ phận. Duy đã hướng dẫn, trả lời các câu hỏi của Diệu và chia sẻ những hiểu biết có giá trị về văn hóa công ty. Mối quan hệ cố vấn này đã giúp Diệu tự tin điều hướng vai trò mới của mình.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Quá trình onboarding nên kéo dài bao lâu?

Thời lượng của quy trình onboarding có thể khác nhau tùy thuộc vào mức độ phức tạp của vai trò và tổ chức. Tuy nhiên, thông thường nên có quy trình onboarding kéo dài từ 30 đến 90 ngày để đảm bảo quá trình chuyển đổi toàn diện và thuận lợi cho nhân viên mới.

Điều gì sẽ xảy ra nếu một nhân viên mới được onboarding từ xa?

Nếu quá trình onboarding được tiến hành từ xa, điều quan trọng là phải tận dụng công nghệ và nền tảng kỹ thuật số để tạo ra trải nghiệm liền mạch. Sử dụng hội nghị truyền hình, mô-đun đào tạo ảo và các công cụ cộng tác trực tuyến để tạo điều kiện giới thiệu, đào tạo và giao tiếp.

Làm cách nào để đo lường hiệu quả của quy trình onboarding?

Để đo lường hiệu quả của quy trình onboarding, bạn có thể sử dụng các chỉ số như khảo sát mức độ hài lòng của nhân viên, tỷ lệ thời gian trên năng suất và tỷ lệ duy trì. Thu thập phản hồi từ nhân viên mới ở các giai đoạn khác nhau của quy trình onboarding sẽ cung cấp thông tin chi tiết có giá trị để đánh giá và cải thiện.

Tổng kết

Hãy nhớ rằng, một quy trình onboarding thành công là một khoản đầu tư vào nhân viên mới và sự thành công trong tương lai của tổ chức bạn. Bằng cách cung cấp trải nghiệm hội nhập chu đáo và có hệ thống, bạn tạo đựng tiền đề tăng năng suất, mức độ tương tác và tỷ lệ giữ chân nhân tài. Hãy nắm bắt cơ hội để tạo ra trải nghiệm tích cực khi làm quen và xem nhân viên mới của bạn phát triển mạnh mẽ!

tuyển dụng nhanh hơn với dịch vụ headhunter freeC

Các bài viết cùng chủ đề

Bài viết Cách xây dựng quy trình onboarding hiệu quả cho nhân sự đã xuất hiện đầu tiên vào ngày FreeC Blog.

source https://blog.freec.asia/onboarding/